天下大事必作于细——公司组织开展部门档案管理工作检查


发布时间:

2022-07-21

很多时候我们不缺勤劳也不缺智慧,缺的恰恰是把小事做到极致的细节精神!

很多时候我们不缺勤劳也不缺智慧,缺的恰恰是把小事做到极致的细节精神!

按照《关于开展部门档案管理工作检查的通知》精神,由综合办公室牵头,曹金洲、王英英、卢小平、冯赫、刘瑾熙组成检查小组,于7月10日9:30-7月12日15:30对总工办、工程管理部、安全管理部、物资管理部、人力资源部、市场经营部、财务资产部、综合办公室依次进行了部门档案管理工作检查。

检查小组通过对各部门档案管理台账的检查、档案管理人员的问询、档案材料(电子档、纸质档)的查阅、部门负责人的沟通,整体来讲,公司部门档案管理工作呈出以下特点:

一、部门负责人在思想上高度重视。

各部门负责人均高度配合检查组开展管理检查,不避讳问题、不遮掩事实、不夸大成绩,实事求是,有问必答,有误必纠。部门负责人都将部门档案管理工作认知为部门日常工作且在实施,在亲自管。

二、档案管理员在方法上有据可依。

各部门工作性质和内容不一,档案管理清单的形式、数量和科目不完全一致,这是没问题的。不是所有的规范化都一定要求整齐划一,那样形式上好是好看,但会带来抄袭、僵化、刻板、不思考、不创新的问题。档案管理要靠“技术”,但更多的或者说本质上是要靠部门负责人的重视,靠档案管理员的细致、耐烦、有条理。从各部门档案管理清单来看,管理逻辑上基本都遵从了管理手册和部门清单式管理办法的要求。因此,检查小组认为各部门在档案管理的整体工作方向上是不偏的。

三、档案管理员在实践上认真负责。

部门档案管理工作好不好,关键在于部门档案管理员的工作是否认真负责,是否耐烦细致,这是此项管理工作核心要素所在。整体来讲,部门都有兼职档案管理员在管这项工作,都在比较认真负责地履行此项工作职责。凡是部门兼职档案管理人员综合素质较高,态度谦虚谨慎的,部门基础管理就相对较好。从此次检查情况来看,像刘霓倪、邵晓丽、刘瑾熙、黄丽娟等等同志在部门档案管理方面的工作是值得学习、肯定和表扬的。

在检查过程中也还是发现存在一些问题,比如工程管理部存在往来文函未及时交内业专员存档的个别现象(主管建造师工作调动频繁);物资管理部建立的采购台账仅包含采购合同、发票、付款等信息,建议建立主要材料实际采购价格信息库,为有需求项目提供价格咨询,为投标报价中物资报价提供依据;市场经营部档案类别、信息科目存在小量交叉重叠;综合办公室部分档案管理清单更新不及时等等。

从台账的清晰性、职责明确性、账物相符性、归档及时性四个维度综合考量,检查小组认为各部门的档案管理工作均为合格。整体来看,相对而言,生产条线的档案管理工作质量略优于其它管理条线。

天下大事必作于细!档案管理看似平凡,实则是部门基础管理的重要一环,可以从细微之处体现部门基础管理的水准。很多时候我们不缺勤劳也不缺智慧,缺的恰恰是把小事做到极致的细节精神!